県庁内のビジネスチャットツールの運用についての質問【令和6年6月総務政策こども委員会①】

県庁内のビジネスチャットツールの運用について

　私からは、県庁内の職員の方々が使われていますビジネスチャットツールのことについてお聞きします。

　知事も市町村の首長の方々とチャットでやり取りされているということで、今、全国的にいろいろな自治体で、メールとかではなくて、そういったチャットツールを使っていらっしゃると思うんですけれども、青森県庁内でのビジネスチャットツールの利用状況について伺いたいと思います。

【質問①】ビジネスチャットツールの利用状況について伺いたい。

回答：平澤行政経営課長

本県では、令和4年12月に自治体専用のビジネスチャットツールを導入し、運用を開始しております。
本システムにつきましては、県立学校及び県警察を除く全職員、約5,400人にアカウントを付与しまして、利用に供しているところです。
- このうち、本年4月における利用者の割合は約84％となっており、また、やり取りされたメッセージ数は約30万件で、昨年4月に比べると2倍に増加しているなど、チャットツールの利用が職員に浸透してきているものと考えております。

【質問②】ビジネスチャットツールを導入した効果と課題について伺いたい。

　結構な数のやり取りがされているなと思いました。

　実際導入してみて、やっぱり便利だなと思っていらっしゃる職員の方もいたり、例えば今までのメールであったり、そういったもののほうが使いやすいなとか、そもそもビジネスチャットってどうなんだろうと思っていらっしゃる職員の方々とかいろいろいらっしゃると思います。

　このビジネスチャットツールを導入した効果や課題というのを県庁のほうではどのように考えているのか伺えればと思います。

回答：平澤行政経営課長

昨年度実施しました職員アンケートでは、
- メールと違い簡潔な文章でリアルタイムに情報共有できるようになった
- 一度に複数人でのコミュニケーションが容易となり、他部署との連絡や会議等の日程調整などがスムーズになった
- 内線電話が減り電話による拘束時間が減った、などといった意見が多く見られまして、業務の効率化や円滑な情報共有に効果があったものと考えております。
一方で、職員によっては利用頻度が低く、チャットの確認が遅れる場合なども見受けられますため、職員に対して、本システムの利便性や効果等を周知するなど、利用率のさらなる向上を図っていきたいと考えております。

　今、84％ということですけれども、もっともっと皆さんがこのビジネスチャットツールを使って、効率的にやり取りなどしていただければと思います。

　チャットツールを使ってやり取りしていって、ある意味、政策が形成されていくというか、いろいろな文書のやり取りもあったりはすると思うんですけれども、ビジネスチャットツール内で公的文書はどういった感じの取扱いになっているものなのかなというのをお聞きしようと思うんですけれども、そこら辺は答えられますでしょうか。

回答：工藤総務文書課長

公文書に該当するのかどうかという観点で考えますと、ビジネスチャットツールでのやり取りにつきましては、青森県情報公開条例に定める行政文書の定義に従いまして職務上作成、取得した文書等であって、組織的に用いるものとして保有しているかどうかという観点で判断することになります。

　場合によっては当たる場合もあるということで、そういった部分も含めて、これから青森県庁内だけじゃなく、全国的に議論をされてくると思うんですけれども、公的な文書に当たる場合もある中で、セキュリティーの問題というのをきちんと考えないといけないと思います。

【質問③】本システムは、どのようなセキュリティ対策が講じられているのか伺いたい。

　今、使用されているビジネスチャットのシステム、どういったセキュリティー対策が講じられているのか、そこの部分に関して伺いたいと思います。

回答：平澤行政経営課長

本システムは、行政専用のネットワークであるLGWANを介して利用しているもので、インターネットとは分離されており、サイバー攻撃等から守られたシステムとなっております。
また、スマートフォン等によります庁外での利用も可能となっておりますが、その際には、チャットの内容の漏えいを防止するため、スクリーンショットが禁止されているほか、添付ファイルからのウイルス侵入を防止するため、ワードやエクセル等のファイル送信が制限されているなど、高度なセキュリティー対策が取られております。
併せて、職員に対しましては、青森県情報セキュリティポリシーを遵守し、本システムで扱う情報の取扱いに十分注意するよう周知しているところでございます。

　セキュリティーには十分対策されたツールであるということが分かりました。

　例えば、今まで不正アクセスみたいなものがあったりとか、セキュリティー的にちょっと問題があったりとか、そういった問題というのはなかったものでしょうか、確認として伺いたいと思います。

回答：平澤行政経営課長

そういったトラブル等は確認されておりません。

　今、全国のニュースでもある文書が流出してしまったみたいなことがあったりするので、例えばSNSとかで本当にすぐ拡散されてしまったりだとか、そういうことがありますので、セキュリティーの部分というのは今後も気をつけながら、ビジネスチャットツールを使って、県庁の職員の方々も効率的に業務を推進していただければと思います。

　以上で質問を終わります。